Interne procedure
Ontvangst melding
Degene bij wie de melding van een vermoeden van een misstand is gedaan brengt de hoogste leidinggevende van de organisatie hiervan zonder uitstel (onverwijld) op de hoogte. Daarbij wordt ook de datum waarop de melding is ontvangen doorgegeven.
De hoogste leidinggevende bevestigt de ontvangst van de melding schriftelijk binnen zeven dagen. Als een melding is gedaan bij of via de vertrouwenspersoon integriteit, dan bevestigt de hoogste leidinggevende de ontvangst van de melding via de vertrouwenspersoon integriteit. Ook informeert de hoogste leidinggevende de persoon of personen op wie de melding betrekking heeft over de melding. Dit gebeurt niet als het belang van de melder of een onderzoeksbelang daardoor onnodig of onevenredig kan worden geschaad.
Instellen onderzoek
Na ontvangst van de melding stelt de hoogste leidinggevende zonder uitstel (onverwijld) een onderzoek in naar het vermoeden van een misstand. Dit gebeurt niet als de melding:
- duidelijk ongegrond is of
- duidelijk veel te laat is gemaakt.
Als een onderzoek wordt ingesteld, dan wordt dat niet verricht door een persoon die mogelijk betrokken is (geweest) bij de te onderzoeken kwestie, of door iemand die op onvoldoende afstand staat van de te onderzoeken kwestie of van degene(n) op wie de melding betrekking heeft.
Als geen onderzoek wordt ingesteld of wordt afgezien van verdere behandeling, dan wordt de melder, eventueel via de vertrouwenspersoon integriteit, hiervan zo snel mogelijk op de hoogte gebracht. Dit gebeurt schriftelijk en gemotiveerd. Hetzelfde geldt ten aanzien van de persoon of personen op wie de melding betrekking heeft, voor zover zij op de hoogte zijn van de melding. Ook wordt hierbij aangegeven dat het mogelijk is het vermoeden van een misstand extern te melden bij de afdeling onderzoek van het Huis voor Klokkenluiders of bij een andere instantie die daartoe is bevoegd.
Resultaat onderzoek
De hoogste leidinggevende stelt de melder rechtstreeks of via de vertrouwenspersoon integriteit binnen twaalf weken na de melding op de hoogte van:
- de bevindingen van het onderzoek
- het oordeel over de bevindingen en
- de eventuele consequenties die daaraan worden verbonden.
Dit gebeurt schriftelijk en gemotiveerd. Ook wordt hierbij aangegeven dat het alsnog mogelijk is de kwestie extern te melden bij de afdeling onderzoek van het Huis voor klokkenluiders of bij een andere instantie die daartoe is bevoegd.
Als de hoogste leidinggevende niet binnen twaalf weken uitsluitsel kan geven over het onderzoek, dan stelt hij de melder, eventueel via de vertrouwenspersoon integriteit, hiervan voor het aflopen van de termijn op de hoogte. Ook dit gebeurt schriftelijk en gemotiveerd. Daarbij wordt ook aangegeven binnen welke termijn de melder of de vertrouwenspersoon integriteit wel uitsluitsel ontvangt over het onderzoek. Hetzelfde geldt ten aanzien van de persoon of personen op wie de melding betrekking heeft, tenzij daardoor een onderzoeksbelang kan worden geschaad.
Externe procedure
Bij het Huis voor klokkenluiders
Als een melding wordt gedaan bij de afdeling onderzoek van het Huis voor klokkenluiders gelden daarbij wettelijke bepalingen over termijnen en werkwijze. Als de afdeling een onderzoek instelt naar de melding, dan stelt de afdeling daarover een rapport op. In dit rapport kan de afdeling onderzoek een aanbeveling doen aan de hoogste leidinggevende. In dat geval is de hoogste leidinggevende verplicht binnen twaalf weken na openbaarmaking van het rapport schriftelijk zijn standpunt over het rapport en de daaraan eventueel verbonden consequenties mee te delen aan de melder, via de vertrouwenspersoon integriteit en/of aan de persoon of personen op wie de melding betrekking heeft. Als dit standpunt en de daaraan eventueel verbonden consequenties afwijken van de aanbeveling van het rapport, moet de reden daarvoor worden meegedeeld.
Bij andere instanties die daarvoor bevoegd zijn
De organisaties die op grond van (het voorstel voor) de Wet bescherming klokkenluiders zijn aangewezen als bevoegde autoriteiten om meldingen over misstanden op hun werkgebied te onderzoeken moeten daarvoor een meldkanaal inrichten. Bij een melding bij deze instanties gelden ook wettelijke bepalingen over termijnen en werkwijze.
