Bij ontwikkelingen in het Rijk, zoals de onderhandelingen over de CAO Rijk, het van werk naar werk-beleid of decentrale kwesties die in het decentraal georganiseerd overleg (DGO) aan de orde komen, kan het nodig zijn dat de vakbonden medewerkers informeren en/of raadplegen. Dit bevordert de betrokkenheid van medewerkers bij hun arbeidsvoorwaarden en -omstandigheden. Het is praktisch dat dit informeren en/of raadplegen op of vlakbij de werkplek plaatsvindt, bijvoorbeeld in een bedrijfsrestaurant of vergaderzaal op locatie.
De praktijk is nu dat er per departement, organisatie of dienst heel verschillend wordt omgegaan met de praktische invulling hiervan. Soms wordt de besluitvorming of het gebruik van een ruimte door een vakbond is toegestaan op één centrale plek in een dienst of departement gecentreerd. Dat leidt tot vertraging, onduidelijkheid en discussie over criteria of het wel of niet wordt toegestaan en onder welke voorwaarden. Om dit in het vervolg te voorkomen hebben vakbonden en werkgevers in het Sectoroverleg Rijk de volgende afspraak gemaakt:
In geval vakbonden voor het informeren of raadplegen van medewerkers gebruik willen maken van een ruimte van de werkgever, zal dit door hen worden gemeld bij het secretariaat van het Decentraal Georganiseerd Overleg (DGO) die dit verder voor hen regelt. In geval meerdere departementen in een (rijks)gebouw zijn gevestigd geldt dat de vraag wordt neergelegd bij het secretariaat van het DGO van de grootste gebruiker van het gebouw. Uitgangspunt is dat het mogelijk is om in redelijkheid gebruik te maken van de aanwezige faciliteiten. Indien het gebruik van de faciliteiten om praktische redenen niet uitkomt op een bepaalde dag of tijdstip, dan zal in onderling overleg worden overeengekomen wanneer er wel een ruimte beschikbaar is. Als in een uitzonderlijk geval hierover onenigheid ontstaat, zal over het gebruik van de faciliteiten tussen betreffende vakbond en de voorzitter van het DGO overleg worden gevoerd.
Voor de volledigheid wordt opgemerkt dat de daadwerkelijke opdracht aan de facilitaire dienst om een ruimte voor vakbonden gereed te maken is wordt gegeven door het lokaal management en niet door de vakbonden. Het schenken van koffie of thee tijdens vakbondsbijeenkomsten in een ruimte van de werkgever maakt geen onderdeel uit van de afspraak. Het lokaal management kan desgewenst natuurlijk wel beslissen koffie en thee schenken en het is ook mogelijk dat dit desgevraagd door bonden op hun kosten plaatsvindt.
