Bij ontwikkelingen in het Rijk, zoals de cao of ontwikkelingen rond een reorganisatie of andere departementale kwesties die in het departementaal georganiseerd overleg (DGO) aan de orde komen, kan het nodig zijn dat vakbonden medewerkers informeren en/of raadplegen. Dit bevordert de betrokkenheid van medewerkers bij hun arbeidsvoorwaarden en –omstandigheden. Dit kan middels bijeenkomsten maar ook bijvoorbeeld door een enquête of anderszins.
Om mensen opmerkzaam te maken op de activiteiten van vakbonden, kan vanwege diverse ontwikkelingen niet meer worden volstaan met het ophangen van papieren aankondigingen in het gebouw. Bijvoorbeeld doordat gebouwen soms worden gedeeld met andere gebruikers en omdat steeds meer medewerkers niet op vaste tijden en dagen op één vaste werkplek te vinden. Deze ontwikkelingen leiden ertoe dat digitale communicatie via de kanalen van de werkgever nodig is.
Vakbonden en werkgevers hebben daarom in het Sectoroverleg Rijk het volgende afgesproken:
In geval vakbonden voor het informeren of raadplegen van medewerkers gebruik willen maken van het departementale intranet en/of interne media, zal dit worden gemeld bij het secretariaat van het DGO, dat dit verder voor hen regelt.
Uitgangspunt is dat het voor vakbonden mogelijk is in redelijkheid gebruik te maken van de aanwezige faciliteiten.
- De informatie van de vakbond heeft een feitelijk karakter.
- Ingeval een bijeenkomst wordt aangekondigd zal daarbij tenminste de naam van de vakbond, plaats, locatie en tijd en de naam/titel van de bijeenkomst worden vermeld.
- Ingeval het over andere zaken gaat, zal tenminste de naam van de vakbond, het onderwerp en de reactiemogelijkheid worden vermeld.
- De informatie zal tijdig door de vakbond aan de organisatie worden verstrekt, zodat de melding op een onderling af te spreken tijdstip kan worden gepubliceerd.
Als in een uitzonderlijk geval hierover onenigheid ontstaat, zal over het gebruik van interne media en intranet door de betreffende vakbond en de voorzitter van het DGO overleg worden gevoerd.
